Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện kỉ niệm ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 online tại Công ty TNHH Tùng Lâm Hà Nội

byHo Tien Nhi -February 12, 2022

0

Bài tập lớn môn tổ chức sự kiện

Đề tài: Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện kỉ niệm ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 online tại Công ty TNHH Tùng Lâm Hà Nội

Học phần: Tổ chức sự kiện

MỞ ĐẦU

Ngày Phụ nữ Việt Nam là một ngày lễ kỷ niệm nhằm tôn vinh phụ nữ, được tổ chức vào ngày 20 tháng 10 hàng năm ở Việt Nam. Vào dịp này, phụ nữ ở Việt Nam, cũng như tại các nơi khác trên thế giới, được nhiều người bày tỏ sự quan tâm và tôn vinh dưới nhiều hình thức nhưng phổ biến nhất vẫn là tặng hoa hồng, thiệp và kèm theo những lời chúc mừng.

Trong điều kiện tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp hiện này, việc tập trung đông người là điều không nên. Để thích ứng trước tình hình đấy việc tổ chức kỉ niệm một sự kiện trực tuyến là hoàn toàn hợp lý và thích hợp với bối cảnh hiện nay. Tổ chức sự kiện trực tuyến không những giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch bệnh hạn chế tập trung đông người mà nó còn giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí để tổ chức một sự kiện tập thể có quy mô. Chính vì lý do đấy nên tôi đã lựa chọn đề tài “Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện kỉ niệm ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 online tại Công ty TNHH Tùng Lâm Hà Nội”

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Sự kiện

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam… mới được xem là sự kiện. [3]

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật.

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm.

Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường

1.1.2. Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao. thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

1.2. Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp cho công ty hoặc doanh nghiệp có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng. Nó có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

1.3. Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

1.4. Quy trình tổ chức sựu kiện

Bước 1: Tiến hành hoạt động nhiên cứu tổ chức sự kiện

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

- Chủ đề chính của chương trình

- Mục tiêu tổ chức

- Thông điệp của sự kiện

- Đối tượng và số lượng khách mời tham dự

- Thời gian tổ chức

- Ngân sách dự kiến

- Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Bước 2: Xây dựng chủ đề chính

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Bước 3: Thiết kế sự kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên.

- Xác định thời gian tổ chức

- Xác định chủ đề chương trình

- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

- Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc

- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

- Phương thức vận chuyển: ô tô

- Ngân sách sự kiến

- Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến

Bước 5: Thưc hiện kế hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Bước 6: Dàn dựng sự kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình.

Bước 7: Tiến hành thực hiện chương trình

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

Bước 8: Kết thúc sự kiện

CHƯƠNG 2 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH KỈ NIỆM NGÀY PHỤ NỮ VIỆT NAM 20/10 ONLINE TẠI CÔNG TY TNHH TÙNG LÂM HÀ NỘI

Trước khi sự kiện diễn ra từ 5 đến 10 ngày, phòng nhân sự trình bản dự thảo kế hoạch tổ chức sự kiện lên Tổng Giám đốc phê duyệt, sau đó căn cứ vào bản dự thảo kế hoạch, phòng nhân sự tiến hành triển khai Chương trình theo đúng bản kế hoạch đã đề ra.

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH KỈ NIỆM NGÀY PHỤ NỮ VIỆT NAM 20/10

1. Tên chương trình: “TIẾN COVY ĐI – MANG NIỀM VUI ĐẾN”

2. Thông điệp:

Năm nay, Tất cả mọi hoạt động diễn ra trong bối cảnh dịch COVID đang phức tạp, ảnh hưởng sâu sắc đến cuộc sống của mọi gia đình, nhất là với doanh nghiệp. Chương trình nhằm tạo ra 1 sân chơi, giao lưu nhằm giúp cho Cán bộ nhân viên, đặc biệt là người Phụ nữ - nửa kia của thế giới được trọn vẹn ngày đặc biệt này. Thông qua hình thức công nghệ chắc chắn sẽ giúp gắn kết tập thể, đoàn kết và vui vẻ.

3. Thời gian tổ chức: ngày 19/10/2021. Lúc 19h00 – 20h30

4. Hình thức tổ chức

Tổ chức trực tuyến tại phần mềm Zoom

Id: 29012010

Mật khẩu: 0000

5. Thành phần tham dự:

Tất cả Cán bộ nhân viên của công ty TNHH Tùng Lâm Hà Nội

Đại biểu: Ban giám đốc

6. Ban tổ chức:

Trần Diệp Anh – Trưởng Ban tổ chức

Đinh Hữu Dương – Phó Ban tổ chức

Ngô Thị Huyền – Phó Ban tổ chức

Lê Minh Đức – Thành viên, MC

7. Nội dung chương trình

Stt	Thời gian	Nội dung chính	Mô tả	Thực hiện
1	19h00	Tiếp đón và tương tác với khán giả	- Chiếu video giới thiệu và Hoạt động kinh doanh của công ty	BTC
2	19h15	Khai mạc	– MC xuất hiện bất ngờ và mang đến một hoạt động tương tác ban đầu: Nhảy cùng những MC năng động: “Nhà mình rất vui” – MC Khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, Nói về ý nghĩa ngày 20/10	MC
3	19h20	MC giới thiệu đại biểu		MC
4	19h25	Đại biểu phát biểu		Đại biểu
5	19h30	Khai hội	Các hoạt động vui chơi và tương tác online – Gameshow: Trò chơi Đuổi Covid Bắt Niềm Vui Về – Cuộc đua kỳ thú : Tương tác trực tuyến chính điện thoại, trò chơi áp dụng công nghệ 4.0 và có BXH trực tuyến thu hút người chơi. Tạo sự tiến bộ trong các tổ chức và truyền thông nội bộ nội dung cần thiết. – Gameshow: Rap Việt : Sẽ là những câu hỏi MC Rap cho Cán bộ nhân viên để rèn trí tuệ IQ nhanh nhạy. Những câu đố trên nền nhạc vui nhộn MC sẽ Rap theo để trở thành trò chơi ý nghĩa	BTC
6	20h15	Lời chúc Trao giải	– Bình chọn Queen cho top thành viên đề cử qua online – Lời chúc từ các chàng trai dành cho nữ giới – Trao giải	MC
7	20h20	Chụp ảnh kỉ niệm trên màn hình	Chụp ảnh tập thể	BTC
8	20h30	Bế mạc chương trình	Lời tạm biệt	MC

8. Dự trù kinh phí

Stt	Các khoản chi	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá (đồng)	Thành tiền (đồng)	Ghi chú
1	Quà tặng trò chơi	Phần	20	100.000	2.000.000
2	Trao giải Queen	Giải 1	1	200.000	550.000
		Giải 2	1	150.000
		Giải 3	2	100.000

Tổng cộng					2.550.000

KẾT LUẬN

Sự kiện kỉ niệm ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 là dịp để tôn vinh người phụ nữ, không chỉ về nét đẹp duyên dáng bên ngoài mà còn cả nét đẹp trong đức tính cần cù, chịu thương, chịu khó, luôn hy sinh vì hạnh phúc gia đình.

Người phụ nữ Việt Nam hiện đại phải chịu rất nhiều áp lực, căng thẳng và mệt mỏi để có thể cân bằng giữa công việc và gia đình. Chính vì thế, ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 là dịp để những người đàn ông có thể thể hiện tình cảm, lòng biết ơn đối với những người phụ nữ thân yên của mình. Dùng những món quà nhỏ, những bó hoa tươi, những lời động viên thay cho cảm ơn chân thành tới phụ nữ.

Đồng thời ngày 20/10 cũng là một dịp để khẳng định vai trò, vị trí và công lao của người phụ nữ trong gia đình cũng như trong xã hội hiện đại. Để họ thấy được sự công nhận và quan tâm của xã hội, tạo thành nguồn sức mạnh để luôn phấn đấu, nỗ lực trong cuộc sống, phát huy hết tài năng và vai trò của mình.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cẩm nang tổ chức sự kiện từ A đến Z ngày 06/02/2020 https://kynguyengroup.com/vi/tin-tuc/cam-nang-chuc-su-kien-tu-den-z/

2. Tổ chức sựu kiện chuyên nghiệp, ngày 31/07/2018 https://www.sukien-teambuilding.com/8-buoc-to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep/

3. Viện ngôn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Từ điển bách khoa